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Case 管理制度

印章及证书管理制度

日期: 2016-02-02
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余彭年慈善基金会印章及证书管理制度

第一章  总 则

第一条 为加强余彭年慈善基金会(以下简称“基金会) 印章管理,保证印章使用的严肃性,确保印章使用安全、规范,特制定本制度。

第二条 本制度适用于基金会制发的公文、基金会与合作方签署的各类协议书、合同等契约,拨款通知单、借款单,各类报表和有关财务审批事项、以基金会名义对外提供的各种材料、资料、数据、以基金会名义颁发的荣誉证书、奖状等证明文书以及经基金会领导批准的其他用印事项。

第三条 本制度同时适用于基金会各类证书,证书的种类包括:一、基金会法人登记证书正副本各一;二、银行“开户许可证书”一张。

第二章  印章的保管

 所有印章及证书由秘书长审核同意指定专人负责保管。未经基金会秘书长书面许可,不得转交他人保管。

 印章及证书应保存在保险柜中,原则上不许带出基金会办公地点,平日随用随锁,假日加封。按时检查保险柜有无异样,若发现意外情况应立即报告。

遇特殊情况需持印章或证书外出时,应按审批程序审核同意后,填写借章(证)申请,方可出借,并由两人共同前往。借章(证)人员要对印章及证书的安全负责,保证不丢失、不损毁、不错用滥用。

第七条 章(证)借出申请中必须含:申请人、章(证)名称、用途、 使用范围、使用时间等字样。

 印章实行双人保管,保险柜钥匙由不同人持有,需要用印时,一人为用印人、一人为监印人。印章保管人员离职时,必须在负责人在场的情况下办理印章的移交手续。

 印章及证书保管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格按制度用章。严防遗失、盗盖事件发生。必须建立纸质档、电子档用章台账,记录用章情况。

 印章及证书如不慎丢失,要及时采取适当方式声明作废,并按照有关程序和要求重新刻制或申领。

第三章  印章的使用

十一 印章使用实行登记签批制度,凭签发人的签字用印。基金会制发的公文需由基金会用印部门报秘书长签发;捐建资金等协议书和各类合同等重要事项由秘书长批准;日常报表、一般财务审批事项由财务部门审批,重要报表、重要财务审批事项由秘书长审批;以基金会名义对外提供、上报上级的各种材料、资料、数据等由秘书长审批。

第十 印章管理人要树立高度的责任心,保证印章使用的安全。印章管理人应审阅了解用印内容,不得盲目用印,更不得委托他人代为盖章。

第十 使用印章时,盖章位置要准确、规范,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。

第十 不得为他人或合作单位提供印模。

第十 凡是与合作单位签订合同、协议等内容中涉及法律与经济责任的,须经办公室统一核稿、法律顾问认可后,报上级审核,经秘书长批准后方可加盖基金会印章,超越秘书长审批权限,应当交由理事会开会确认。

第十 印章管理人对用印有监督权,对不合手续或不合法的用印以及不正当的用印有权拒绝并上报。

第十 公文用印应带原稿,按规定份数盖章,多余份数不予盖章。介绍信存根填写内容必须和所开介绍信填写的内容一致,严禁在空白信笺或空白介绍信上用印章。

第十 需要制作印模批量用印时,除履行规定的手续外,印章管理人员应负责印模制作监督及用后及时收回、按规定进行销毁。

第十 以各专项基金等名义对外的联络,其编号文件、报告、公函等常规公文,必须向基金会办公室报备后按程序批准方可使用印章。

二十 用印过程中发现疑问和问题,应先暂停用印,及时上报秘书长处理。

二十一 未经相应批准程序使用印章或伪造印章,要追究当事人的相应责任;造成严重后果的,应提请有关机关追究当事人的法律责任。

第四章  印章的封存与销毁

第二十 对暂停用的印章由基金会办公室封存。旧印章在更换时上交,或经理事长办公会批准后销毁。

第二十 印章因机构撤销或因质量问题无法正常使用及其他原因需废用的,应将印章送基金会主管部门登记注销。

第二十 销毁印章,须留印模,经基金会理事长批准,由二人以上人员监销或者交给相关行政部门销毁处理,任何人不得自行处理。

第五章  附则

第二十 本制度由基金会秘书处负责解释和修订。 

第二十 本制度自基金会第二届理事会第一次会议审议通过之日起执行。 

 

 

余彭年慈善基金会  

20162月1日   

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