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Case 管理制度

采购管理办法

日期: 2021-12-24
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余彭年慈善基金会采购管理办法

 

第一章 总 则

第一条 为加强余彭年慈善基金会(以下简称“基金会”)采购管理,完善和规范采购工作程序,降低采购成本,保障基金会正常运行,特制定本办法。

第二条 本制度适用除规定可报销事项之外的所有采购事项的管理。基金会项目支出(包括公益慈善活动支出和服务项目支出)所涉及的采购货物和服务的采购活动,均适用本办法。


第二章 采购原则

第三条 采购的基本原则:预算节约、公开透明、公平公正、诚实信用、不得化整为零,项目采购根据需求进行采购,遵守“经济、节约、效果最大化、性价比高”的原则,减少中间环节、降低采购成本,节约资金。

第四条 采购纪律

参与采购活动的工作人员,要严格遵守国家的法律、法规和基金会有关的规章制度,坚持原则,廉洁自律。严禁把采购项目化整为零。严格执行回避制度,与采购活动形成相关利益关系的领导和工作人员均须主动回避相应的采购活动。


第三章 项目采购

第五条 采购人员进行物资采购时,需履行采购比价程序,落实三方比价,提供比价方的相关资料:营业执照(电子版、纸质版均可)、产品质量合格证明(产品处于有效期)等资质类文件及报价单,如涉及医疗类物资的还需要提供:医疗物资的生产销售资质文件(医疗器械注册证、生产许可证、经营许可证)等。

第六条 采购基本程序

一、编制采购预算,年初编制采购预算,如遇特殊情况需追加预算,应提出书面申请,报秘书长批准财务部备案。

二、提出采购申请,采购部门在采购前须提出采购申请,内容包括采购方式、采购项目的名称、采购预算、采购数量、资金来源、交货(工)时间、技术指标和服务要求等,按程序报相关领导批准。

三、确定并实施

(一)采购金额一次性达到 500 万元以上(含 500 万元)

的服务项目及 200 万元以上(含 200 万元)的货物采购。

1、成立评审小组。由秘书长、项目人员、法务人员、财务人员组成,负责采购评审工作,必要时可请外部专业技术人员参加。

2、确定评审标准,应根据采购要求,对有资质的供应商,从资质、方案和报价、声誉和业绩等方面综合评审考察,审定评审文件,选择性价比最优的供应商,原则上需有三家以上供应商提供方案和报价,经评审工作小组研究后最终确定供应商和价格。

(二)采购金额一次性达到 100 万元以上、500 万元以下的服务项目及 100 万~200 万元的货物采购项目。采购部门须制定采购方案、履行采购比价程序,落实三方比价,提供比价方的相关资料,须有三家以上供应商提供报价(报价单须有联系人、联系电话并加盖公章),在权衡质量、价格、交货(提供服务)时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,按照基金会审核批准流程经财务部审核、秘书长审批,确定最终供应商和价格。

(三)采购金额一次性 100 万元以下的服务项目及货物采购,可采用从优质供应商库直接询价方式采购。按照基金会审核批准流程经财务部审核、秘书长审批,确定最终供应商和价格。

四、签订采购合同

采购合同由基金会法人签字并加盖公章。合同供应商应具有合法经营主体资质,信誉及服务等条件良好。

五、支付采购资金

采购货物(或服务)完成以后,由各个部门会同采购部门两人以上进行验收。物品采购到货后,按数量、完好程度、技术标准、型号规格等要求,对物品验收,验收合格后方能确认收货;服务采购完成后,依据约定的服务项目和质量等进行评估验收,并出具验收证明。验收合格后,根据合同约定及实际情况办理资金支付手续,财务部严格审核采购合同约定的付款条件以及采购发票、验收报告、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法合规性后方可付款。合同履行过程中遇有特殊问题影响合同正常履行,应签订补充附加合同,与原合同具有同等法律效力。

六、办理货物入库手续

货物验收合格并支付资金后,经办人持验收单、发票等到财务部办理入库手续。


第四章 供应商的日常管理与监督

第七条 采购部门负责和供应商提供货物或服务期间的沟通,监督管理供应商日常工作开展,确保供应商依书面协议按时保质完成相应服务。

第八条 货物或服务验收完成后,采购部门应及时记录供应商服务效果等记录,收集供应商信息,包括但不限于品质、交付日期、反馈和日常配合等方面的信息。相关记录由经办部门统一收集并保存,及时做好供应商服务结束后的评价工作,在完成进度、质量、及时性、配合度、拓展性等方面予以评价。

第九条 每年进行一次对供应商的年度评价。年度评价是指以年度为周期对供应商做综合评估,每年年底一次。结合各部门对供应商的评价,对优质供应商的资格进行认定,更新优质供应商库。优质供应商至少需满足以下条件:

一、至少与基金会合作两次;

二、且每次都能达到基金会相应物资采购或服务提供的要求;

三、采购部门一致评价该供应商可继续长期合作。


第四章 附 则

第十条 加强采购项目的档案管理,有关供应商资质、询价比价资料、合同等资料应当妥善保存。

第十一条 本管理办法适用于余彭年慈善基金会的内设机构、各专项基金以及所有资助的公益项目。

第十二条 余彭年慈善基金会拥有对本管理办法的最终解释权,并有权对本管理办法之条款进行修订。

第十三条 本管理办法经 2021 年12月24日第三届理事会第二次全体会议审议通过。自通过之日起施行。

 

 

 

 

 

余彭年慈善基金会

2021年12月24日


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